Introduction

Le calendrier offre différents types d’affichages, chacun avec leurs propres fonctionnalités.

Filtres

Pour chacun des différents types d’affichage vous avez la possibilité de:

1. Filtrer par section (sélection multiple) :

2. Ordonner les enfants :

• Nom de famille
• Prénom
• Date de naissance

3. Imprimer la vue active (le calendrier par mois offre plus d'options d’impression et permet de télécharger un PDF à imprimer).

4. Changer de période

Vue mensuelle

C’est l’affichage par défaut du calendrier. En bas de ce tableau vous trouverez :

1. Le bouton “Convertir” (voir Présence)
2. Le total réservations : il s’agit du nombre d'enfants censé être présents ce jour-là (total du nombre de réservations pour cette journée).
3. Le total présences : idem mais sur base des présences.

En haut de ce tableau, dans les options, vous trouverez:

1. Un bouton “télécharger” pour exporter toutes les données brutes en excel
2. Le menu permettant l’encodage massif (voir Encodage)
3. Le téléchargement d’un rapport mensuel (excel composé des enfants et du total de présences/absences/etc).

Vue hebdomadaire

Cliquez sur “Semaine” pour afficher la vue hebdomadaire.

Certaines informations supplémentaires y sont affichées:

• Heure d’arrivée et de départ
• Demi jour (matin ou après midi)
• Horaires du personnel et section assignée
• Le total de membre du personnel présent en comparaison avec le total d’enfant (par demi jour)

Vue journalière

Cliquez sur “Jour” pour afficher la vue journalière.

Les réservations et présences sont affichées avec une précision au ¼ d’heure.

Comme pour la vue hebdomadaire, vous verrez les horaires du personnel avec plus de précision.

Si le total du personnel est affiché en rouge, c’est que le taux d’encadrement de 1/7 n’est pas atteint.

Sur ce mode d’affichage, il est possible de passer la souris sur les lignes pour faire apparaître une icône de crayon que vous pouvez cliquer pour modifier l’élément.

FAQ

Un enfant archivé apparait toujours dans le calendrier ?

Il y a 2 facteurs qui font qu’un enfant apparaît dans le calendrier; Soit sa date de sortie/entrée est dans le mois en question, soit l’enfant a une réservation/présence/absence/jour de familiarisation encodé dans le mois en question.

Si un enfant archivé apparait toujours dans le calendrier, cela est du au fait que l’enfant a ses dates de sortie/entrée dans le mois en question.

Vous pouvez alors modifier la date de sortie de l'enfant afin qu’elle ne soit plus dans le mois en question. Idéalement, indiquez la date de sortie réelle, ou alors la date d'archivage.

Que sont les boules rouges dans le calendrier?

Dans certains cas, vous verrez des boules rouges apparaître dans le calendrier. Celles-ci n'apparaissent que sur les présences.

Ces boules rouges indiquent que le type de la présence (demi journée ou journée complète) ne correspond pas à la durée de la présence (heure d'arrivée / départ).

Une demi journée dure normalement moins de 5 heures, une journée complète dure normalement plus de 5 heures.

Si le type ne correspond pas à la durée, un point rouge apparait pour attirer votre attention.

Que signifie "JS" sur les présences ?

"JS" signifie "Journée Supplémentaire". Cela signifie que pour ce jour là, il n'y a pas de réservation (l'enfant n'était pas prévu ce jour là), mais il y a quand même une présence.