Fiche enfant > Onglet Financier

Prix du séjour

Tarif mensuel fixe

Ce type de tarification est typiquement choisi par les crèches privées. Il vous suffit d’indiquer le prix mensuel et de le sauvegarder.

Prix par jour de présences (Exemple : Barème ONE)

C’est l’option que certaines asbl et crèches publiques vont le plus souvent choisir. Notez qu’une crèche privée appliquant un tarif par jour plutôt qu’un tarif mensuel peut choisir cette option également et fixer librement le prix par jour. Pour les crèches publiques, le prix par jour sera automatiquement calculé sur base des barèmes ONE mis à jour annuellement par ABCreche.

Encodage des prix journaliers et PFP

Commencez par cliquer sur le bouton “Encoder de nouveaux prix journaliers”. Une fenêtre s’ouvre alors.

Dans cette fenêtre:

1. Indiquer la date "À partir de”, c’est la date à partir de laquelle ce tarif journalier sera appliqué. Pour un nouvel enfant, indiquez la date d’entrée. Il est possible que voyez un message vous disant que la première PFP doit commencer le premier jour du mois, c’est une raison technique que vous pouvez ignorer.
2. Entrez ensuite le Revenu Mensuel Net du Ménage. Si vous avez encodé le salaire dans les fiches parents, vous pouvez cliquer l’icone Eclair pour automatiquement remplir ce champ avec le seul salaire.
3. Cliquez sur les boutons “Calculer les prix selon le barème 70 ou 100%” en fonction du prix à calculer.
4. Les champs Prix Présences Journées complètes et Demi Journées seront automatiquement remplis.
5. Pour les crèches privées, vous pouvez entrer librement le montant souhaité dans ces champs.
6. En cliquant sur le bouton bleu “Afficher tous les types de prix”, vous aurez la possibilité d’aller plus loin dans la personnalisation du tarif et d’indiquer un tarif pour chaque type de présence/absences.
7. Valider lorsque les informations sont correctes.

Lorsqu’un nouveau tarif journalier doit être appliqué en cours du séjour de l’enfant, procédez en ajoutant de nouveaux prix journaliers (pas en modifiant les anciens). ! Modifier un prix journalier ne doit être effectué qu’en cas d’erreur d’encodage si vous souhaitez rectifier ce qui a été facturé dans le passé.

Les prix journaliers sont rétroactifs, c’est à dire que vous pouvez les modifier et / ou en ajouter avec une date “A partir de” qui est dans le passé, même s’il y a déjà des factures pour l’enfant. Lorsque la prochaine facture sera générée, le système va recalculer l’ensemble des factures existantes pour l’enfant et comparer avec les prix journaliers. Les trop (peu) perçus seront ajoutés dans la nouvelle facture. La correction rétroactive s’effectue donc à chaque nouvelle facture générée.

Destinataire(s) de la facture et solde client

Destinataire(s)

Vous devez ici sélectionner le parent dont le nom figurera sur la facture de l’enfant. Dans le cas où les parents paient chacun un prorata de la facture (ex: les parents sont séparés et veulent chacun leur facture), vous pouvez sélectionner l’option “Les parents paient leurs factures séparément”.

Pour chacun des parents vous devrez indiquer le pourcentage qu’ils devront payer par rapport au total de la facture. Le total des pourcentages doit toujours valoir 100%.

Solde client

Sur la droite de cet encadré se trouve le Solde Client, il s’agit de la différence entre le total de toutes les factures émises pour l’enfant, et le total de tous les paiements reçus.

Factures et paiements

Ici vous trouverez deux listes situées côte à côte, toutes les factures liées à l’enfant et tous les paiements reçus. Cela vous fournit un détail du calcul du solde client.

Paramètres externes

Remplissez le champ “Numéro d'identification externe” afin d’afficher cette valeur dans les exports de factures. Cela est nécessaire lorsque votre infrastructure utilise d’autres logiciels de suivi des dossiers de l’enfant (la plupart du temps des logiciels comptables).

Informations légales

Il s’agit d’un encadré permettant de stocker (à titre informatif) certaines informations liées au dossier de l’enfant :

• Numéro de la domiciliation bancaire
• Nombre de frères et soeurs
• Dérogation PFP
• Enfants d’une même famille inscrit à la crèche (oui / non)
• Enfant en hébergement alterné (oui / non)
• Enfant avec allocations familiales majorées (oui / non)

Lignes de factures automatiques

Ce module permet d’ajouter automatiquement, sur chaque facture générée mensuellement, une ou plusieurs ligne(s) supplémentaire(s). Ceci peut être utilisé pour, par exemple, facturer des langes ou des repas, que ce soit en forfait fixe ou en fonction du nombre de présences.

En choisissant la quantité par "type de présence", vous devrez choisir quel type de présence vous souhaitez compter. Si vous choisissez "Présence journée complète" par exemple, avec un prix de 2€, et que vous avez encodé 7 présences, vous verrez sur la facture du mois une ligne comme ceci:

• description = le texte que vous avez indiqué dans le champ "Description"
• quantité = 7
• prix = 2€
• total = 14€

FAQ

Comment facturer les familiarisations ?

Il y a 2 manières:

Montant total à facturer

La principale manière de facturer la familiarisation est d'indiquer le montant total à facturer dans Fiche Enfant > Onglet "Inscription Contrat d'accueil" > encadré "Familiarisation" > champ "Prix total Familiarisation".

Lorsque la prochaine facture sera générée, ce montant sera repris tel quel et ajouté sur la facture.

Vous devez donc indiquer dans le champ le montant total de la familiarisation (vous le calculez vous même).

Prix PFP

La seconde manière consiste à indiquer le prix à la journée (sur base des barèmes ONE) manuellement dans la PFP de l'enfant.

Dans la fiche enfant > onglet financier > encadré "Prix de la présence". Cliquez sur la PFP de l'enfant (probablement la seule, la première) pour la modifier. Dans la fenêtre, cliquez sur "Afficher tous les types de prix", vous verrez alors le champ "Prix Jour de familiarisation".

Copiez-collez dans ce champ le montant du "Prix Présence journée complète". En procédant ainsi, le système va automatiquement facturer les familiarisations comme les présences. Une familiarisation de moins de 5h sera facturée automatiquement avec le prix d'une demi-journée.